Как все успеть и не утонуть в рутинных задачах

Мы своей небольшой командой ведем около 30 проектов на постоянной основе. Это задачи начиная от разработки, стратегии развития, до наполнения и продвижения. Помимо этого есть интернет-магазин со своими особенностями и закупками. А также личные информационные проекты. И к тому-же какая-то общественная деятельность, вроде стримов, марафонов и вебинаров.

И чтобы не утонуть в этой рутине, не запутаться и все успевать, приходится придерживаться 2-х базовых принципов.

1. Обязательно дробить свой рабочий день на сегменты
2. Составлять планы проектов на месяц вперед

Сегментация рабочего дня

У всех есть пик творческой активности. Важно это отмечать и выбирать для себя максимально сложные задачи на эти 2-3 часа . Для меня, как дизайнера – это непосредственно макеты и рисование. Для программиста – это верстки и ядра программных решений.

Ни в коем случае нельзя это время тратить на переговоры с клиентами, на смежную и обезжиренную деятельность (вроде заказа кворков, или правок мелочей на сайтах). Иначе дневной лимит творческих способностей будет потрачен впустую.

Если особо не идет креатив, можно сосредоточиться на более мелких деталях. Отрисовка блоков, баннеров, новых разделов для проектов. Но 2-3 часа в день однозначно должны быть потрачены на творчество.

Потом наступает менее продуктивное время. И тут уже можно заниматься сеошкой, доработкой, правкой мелочей, заказом и проверкой текстов, делегированием задач и управлением курсом всей команды. Также в это основное время мы «красим квадратики», о которых ниже.

В пробках и вечером есть другой ритуал, помогающий отстраниться от всего и немного помедитировать с пользой. Это проектировки новых проектов, проработка планов на будущее, иногда алгоритмизация новых сервисов и даже составление контент-планов.

Планы на месяц

Еще один важный пункт, без которого не работает сегментирование — это планирование. Если мы не понимаем за что хвататься, то и творческие пики никакие у нас не наступают. Для этого нами используется максимально примитивный и рабочий способ.

Мы слева в столбик пишем задачи (их может быть сколько угодно, но они часто одинаковы для проектов): заказать 10 текстов, добавить технические страницы, внедрить новый раздел, доработать турбо-страницы, выпустить релиз плагина, заказать соц. сигналы на кворке, разработать новый шаблон карточки и т. д. Задачи абсолютно любые, какие только можете придумать.

А сверху в строке у нас проекты.

Задача простая, закрасить за день 3-5 квадратиков (тут зависит конечно от количества задач и количества проектов. Кому-то достаточно будет и 1 квадратик красить в неделю). Мы просто берем количество задач, умножаем на количество проектов и делим на 30 дней. Получаем нужный план ежедневных работ.

Если сегодня творческий подъем, можно сделать больше и сложнее. Если завтра ретроградный Меркурий вмешался в ментальное здоровье – берем задачи попроще. Но закрасить 5 квадратиков в любом случае нужно.

• Если у меня завтра выходной, значит за этот день квадраты должны быть уже закрашены заранее.
• Если я уезжаю на неделю, то либо задачи подбираются под остальную команду, либо я стараюсь их выполнить заранее.

Но ни в коем случае нельзя откладывать их на потом, иначе вся схема рушиться и мы опять придем к прокрастинации, когда не знаешь за что хвататься и в итоге не делаешь ничего.

И так каждый месяц 🙂 Пишите в комментариях: помог ли Вам данный способ? Или может у Вас есть более эффективное решение по тайм-менеджменту, поделитесь им!